Przyjmowanie zgłoszeń zewnętrznych w Urzędzie do Spraw Kombatantów i Osób Represjonowanych zgodnie z ustawą z dnia 14 czerwca 2024 r. o ochronie sygnalistów
- Dane kontaktowe umożliwiające dokonanie zgłoszenia zewnętrznego
Zgłoszenia można dokonać imiennie lub anonimowo:
- drogą elektroniczną na adres e-mail:
This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. - listownie na adres: Zespół do spraw Badania Zgłoszeń Zewnętrznych, Urząd do Spraw Kombatantów i Osób Represjonowanych, ul. Wspólna 2/4 00-926 Warszawa, z dopiskiem „do rąk własnych” i „zgłoszenie zewnętrzne”,
- osobiście w siedzibie Urzędu – po wcześniejszym umówieniu spotkania za pomocą poczty elektronicznej
This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.
Zachęcamy, aby w przypadku pisemnego przekazania zgłoszenia skorzystać z formularza zgłoszenia naruszenia prawa – Formularz zgłoszenia
- Warunki objęcia sygnalisty ochroną
Sygnalista podlega ochronie określonej w przepisach rozdziału 2 ustawy o ochronie sygnalistów od chwili dokonania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego, pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja będąca przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że stanowi informację o naruszeniu prawa.
Ochronie przewidzianej w procedurze nie podlega sygnalista, który świadomie dokonuje zgłoszenia zewnętrznego, wiedząc, że do naruszenia nie doszło (zła wiara).
Sygnalista zostanie objęty ochroną pod warunkiem, że zgłoszenie dotyczy informacji o naruszeniu prawa, o którym mowa w art. 3 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów oraz informację o naruszeniu prawa uzyskano w kontekście związanym z pracą, o którym mowa w art. 4 ust. 1 ustawy o ochronie sygnalistów.
- Tryb postępowania w przypadku zgłoszenia zewnętrznego
1) W przypadku wpłynięcia zgłoszenia o naruszeniu prawa Urząd dokonuje wstępnej weryfikacji, która polega na ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy informacji o naruszeniu prawa, oraz na ustaleniu, czy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania Urzędu, a jeżeli nie należy - na ustaleniu organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych.
2) W przypadku, gdy zgłoszenie dotyczy naruszeń prawa w dziedzinie nienależącej do zakresu działania Urzędu, zgłoszenie zostanie przekazane niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie 14 dni od dnia dokonania zgłoszenia, a w uzasadnionych przypadkach - nie później niż w terminie 30 dni, do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych. W takim przypadku Urząd poinformuje o tym sygnalistę.
3) Jeżeli zgłoszenie nie dotyczy informacji o naruszeniu prawa, Urząd odstąpi od przekazania zgłoszenia zewnętrznego oraz poinformuje sygnalistę o odstąpieniu od przekazania zgłoszenia zewnętrznego, podając ustalenia ze wstępnej weryfikacji zgłoszenia.
4) Jeżeli zgłoszenie zostanie uznane za uzasadnione i dotyczy naruszenia prawa w dziedzinie należącej do zakresu działania Urzędu, Urząd rozpatruje zgłoszenie i podejmie dalsze kroki w celu zbadania sprawy i podjęcia działań następczych.
5) W przypadku przyjęcia zgłoszenia Urząd przesyła sygnaliście, nie później niż w terminie 7 dni od dnia przyjęcia zgłoszenia, potwierdzenie jego przyjęcia na podany przez sygnalistę adres kontaktowy, chyba że sygnalista wystąpił wyraźnie z odmiennym wnioskiem w tym zakresie albo Urząd ma uzasadnione podstawy sądzić, że potwierdzenie przyjęcia zgłoszenia zagroziłoby ochronie poufności tożsamości sygnalisty.
6) W ramach postępowania, Urząd może zbierać dodatkowe informacje, w tym zwrócić się do sygnalisty o udzielenie dodatkowych wyjaśnień. Jeżeli sygnalista sprzeciwia się przesłaniu żądanych wyjaśnień lub dodatkowych informacji lub ich przesłanie może zagrozić ochronie poufności jego tożsamości, Urząd odstępuje od żądania wyjaśnień lub dodatkowych informacji.
7) Urząd może nie podjąć działań następczych w przypadku, gdy w zgłoszeniu, dotyczącym sprawy będącej już przedmiotem wcześniejszego zgłoszenia lub zgłoszenia od innego sygnalisty, nie zawarto istotnych nowych informacji na temat naruszenia prawa w porównaniu z wcześniejszym zgłoszeniem zewnętrznym. Urząd informuje sygnalistę o niepodjęciu działań następczych, podając uzasadnienie, a w razie kolejnego zgłoszenia - pozostawia je bez rozpoznania i nie informuje o tym sygnalisty.
- Informacja zwrotna dla sygnalisty
Urząd przekaże sygnaliście informację zwrotną w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia. W uzasadnionych przypadkach, informacja zwrotna zostanie przekazana sygnaliście w terminie nieprzekraczającym 6 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia, o czym Urząd poinformuje wcześniej – przed upływem 3 miesięcy od dnia przyjęcia zgłoszenia.
Informacja zwrotna zawiera informację na temat planowanych lub podjętych działań następczych i powodów takich działań.
- Zasady poufności
Urząd zapewnia, że procedura zgłoszeń zewnętrznych oraz proces przetwarzania danych osobowych uniemożliwiają uzyskanie dostępu do informacji objętych zgłoszeniem nieupoważnionym osobom oraz zapewniają ochronę poufności tożsamości sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie (do przyjmowania zgłoszeń oraz podejmowania działań następczych dopuszczeni są wyłącznie upoważnieni pracownicy, którzy są zobowiązani do zachowania tajemnicy w zakresie uzyskanych informacji i danych osobowych).
Ochrona poufności, o której mowa powyżej dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość sygnalisty oraz osoby, której dotyczy zgłoszenie.
Zgoda sygnalisty na ujawnienie jego tożsamości nie jest wymagana w sytuacji, gdy ujawnienie jest koniecznym i proporcjonalnym obowiązkiem wynikającym z przepisów prawa w związku z postępowaniami wyjaśniającymi prowadzonymi przez organy publiczne lub postępowaniami przygotowawczymi lub sądowymi prowadzonymi przez sądy, w tym w celu zagwarantowania prawa do obrony przysługującego osobie, której dotyczy zgłoszenie.
Przed takim ujawnieniem danych osobowych sygnalisty, właściwy organ publiczny lub właściwy sąd powiadamia o tym sygnalistę, przesyłając w postaci papierowej lub elektronicznej wyjaśnienie powodów ujawnienia jego danych osobowych, chyba że takie powiadomienie zagrozi postępowaniu wyjaśniającemu lub postępowaniu przygotowawczemu, lub sądowemu.
- Zasady przetwarzania danych osobowych
Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z przyjmowaniem i procedowaniem zgłoszeń zewnętrznych jest Szef Urzędu do Spraw Kombatantów i Osób Represjonowanych.
Urząd po uzyskaniu zgłoszenia, przetwarza je zgodnie z zasadami ochrony danych osobowych, o których mowa w art. 5 RODO, w szczególności zgodnie z zasadą zgodności z prawem, rzetelności i przejrzystości (art. 5 ust. 1 lit. a) RODO) oraz zasady minimalizacji (art. 5 ust. 1 lit. c) RODO), w zakresie niezbędnym do weryfikacji zgłoszenia i podjęcia ewentualnych działań następczych.
Urząd przechowuje dane osobowe, które przetwarza w związku z przyjęciem zgłoszenia lub podjęciem działań następczych oraz dokumenty związane z tym zgłoszeniem przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym przekazano zgłoszenie zewnętrzne do organu publicznego właściwego do podjęcia działań następczych lub zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami. Po tym czasie dane osobowe są usuwane, chyba że dokumenty związane ze zgłoszeniem stanowią część akt postępowań przygotowawczych lub spraw sądowych lub sądowoadministracyjnych.
Organ zbiera tylko dane niezbędne. Dane osobowe, które nie maja znaczenia dla rozpatrywania zgłoszenia, nie są zbierane, a w razie przypadkowego zebrania są niezwłocznie usuwane. Usuniecie tych danych następuje w ciągu 14 dni od momentu ustalenia, że nie mają one znaczenia dla sprawy.
Administrator informuje osoby wskazane w zgłoszeniu lub osoby, których dotyczy zgłoszenie, na podstawie art. 14 RODO, o zasadach przetwarzania ich danych osobowych, z wyłączeniem informacji o źródle danych osobowych, chyba, że sygnalista nie spełnia warunków wskazanych w art. 6 ustawy albo wyraził wyraźną zgodę na ujawnienie swojej tożsamości.
Administrator realizuje prawo dostępu do danych osobowych osób wskazanych w zgłoszeniu lub osób, których dotyczy zgłoszenie, z wyłączeniem informacji o źródle danych osobowych, chyba, że sygnalista nie spełnia warunków wskazanych w art. 6 ustawy albo wyraził wyraźną zgodę na ujawnienie swojej tożsamości.
Klauzula informacyjna dotycząca przetwarzania danych osobowych dla sygnalisty – klauzula informacyjna
- Charakter działań następczych
Urząd po otrzymaniu zgłoszenia podejmuje działania następcze w celu oceny prawdziwości informacji zawartych w zgłoszeniu oraz w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem zgłoszenia. Takimi działaniami mogą być w szczególności: postępowanie wyjaśniające, wszczęcie kontroli lub postępowania administracyjnego, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury realizowanej w ramach procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych i podejmowania działań następczych.
- Środki ochrony prawnej sygnalisty oraz dostęp do poufnej porady
W stosunku do sygnalisty, zakazane jest stosowanie działań odwetowych pod rygorem odpowiedzialności karnej. W przypadku podjęcia wobec sygnalisty działań odwetowych, sygnalista ma prawo do złożenia zawiadomienia o możliwości popełnienia przestępstwa- zastosowania wobec sygnalisty działań odwetowych – do organów ścigania (policji i jednostek prokuratury), ma prawo do odszkodowania (w wysokości nie niższej niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim roku, ogłaszane do celów emerytalnych w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej "Monitor Polski" przez Prezesa Głównego Urzędu Statystycznego) lub prawo do zadośćuczynienia.
Zakaz działań odwetowych dotyczy również :
- a) osoby pomagającej w dokonaniu zgłoszenia oraz osoby powiązanej z sygnalistą;
- b) osoby prawnej lub innej jednostki organizacyjnej pomagającej sygnaliście lub z nim powiązanej, w szczególności stanowiącej własność sygnalisty lub go zatrudniającej.
Każdej osobie, która chce dokonać zgłoszenia naruszenia prawa przysługuje nieodpłatna pomoc prawna i nieodpłatne poradnictwo obywatelskie, świadczone na podstawie ustawy z dnia 5 sierpnia 2015 r. o nieodpłatnej pomocy prawnej, nieodpłatnym poradnictwie obywatelskim oraz edukacji prawnej. Nieodpłatna pomoc prawna jest organizowana przez powiat/miasto na prawach powiatu, który jest właściwy dla Twojego miejsca zamieszkania.
- Warunki ochrony sygnalisty zgodnie z art. 16 ustawy o ochronie sygnalistów
Dokonanie zgłoszenia lub ujawnienia publicznego nie może stanowić podstawy odpowiedzialności sygnalisty, w tym odpowiedzialności dyscyplinarnej lub odpowiedzialności za szkodę z tytułu naruszenia praw innych osób lub obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w przedmiocie zniesławienia, naruszenia dóbr osobistych, praw autorskich, ochrony danych osobowych oraz obowiązku zachowania tajemnicy, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa, pod warunkiem że sygnalista miał uzasadnione podstawy sądzić, że zgłoszenie lub ujawnienie publiczne jest niezbędne do ujawnienia naruszenia prawa zgodnie z ustawą.
W przypadku wszczęcia postępowania prawnego dotyczącego odpowiedzialności, sygnalista może wystąpić o umorzenie takiego postępowania.
Uzyskanie informacji będących przedmiotem zgłoszenia lub ujawnienia publicznego lub dostęp do takich informacji nie mogą stanowić podstawy odpowiedzialności, pod warunkiem że takie uzyskanie lub taki dostęp nie stanowią czynu zabronionego.
- Zachęta
Urząd zachęca przed złożeniem zgłoszenia zewnętrznego do korzystania z procedury zgłoszeń wewnętrznych podmiotu prawnego, w którym doszło do naruszenia w przypadku, gdy naruszeniu prawa można skutecznie zaradzić w ramach struktury organizacyjnej tego podmiotu prawnego, a sygnalista uważa, że nie zachodzi ryzyko działań odwetowych.
- Dane kontaktowe Rzecznika Praw Obywatelskich
Do Rzecznika Praw Obywatelskich może się zgłosić każdy, kto uważa, że państwo naruszyło jego prawa, że jest nierówno traktowany z powodu tego, kim jest, osoba pozbawiona wolności, żeby poskarżyć się na nieludzkie traktowanie.
Kontakt do Rzecznika Praw Obywatelskich:
- informacyjna linia obywatelska: 800 676 676, e-mail
- adres korespondencyjny: Biuro RPO, al. Solidarności 77, 00-090 Warszawa
Zgłoszenie zewnętrzne można złożyć do Rzecznika Praw Obywatelskich poprzez :
- dedykowany formularz, który będzie dostępny na stronie Zespołu do spraw Sygnalistów,
- podczas konsultacji z pracownikiem z Zespołu do spraw Sygnalistów (po uprzedniej informacji od osoby chcącej dokonać zgłoszenia i umówieniu się na spotkanie),
- pocztą tradycyjną,
- dzwoniąc na infolinię obsługującą zgłoszenia zewnętrzne.